Så fördelar du arbetsmiljöarbetet

Vem har ansvar för arbetsmiljön?

Arbetsgivaren har den mest vidsträckta skyldigheten, men skyldigheter enligt arbetsmiljölagen har exempelvis också
- den som hyr in arbetskraft, 
- tillverkare, 
- den som råder över ett arbetsställe och arbetstagare. 

Tanken är att olika typer av skyldigheter ska komplettera varandra. 
Hur arbetsgivare ska uppfylla sina skyldigheter systematiskt 
finns beskrivet i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 (PDF). Föreskriften anger också hur arbetsgivaren ska fördela skyldigheten att verka för en god arbetsmiljö och att risker för ohälsa och olyckor förebyggs.

Uppgiftsfördelning

Uppgiftsfördelningen görs i förebyggande syfte och underlättar för arbetsgivaren att uppfylla kravet att verka för en tillfredställande arbetsmiljö och att risker i arbetet förebyggs.

Uppgifterna ska fördelas till chefer, arbetsledare eller arbetstagare i arbetsgivarens verksamhet. Uppgifter kan fördelas på inhyrd chef eller arbetsledare. De kan dock inte läggas på oberoende externa resurser som exempelvis företagshälsovård på entreprenad.

En uppgiftsfördelning ska vara tydlig om vem eller vilka i verksamheten som bär uppgiften att systematiskt undersöka arbetsförhållanden, bedöma risker och vidta åtgärder för att i olika delar förebygga arbetsmiljörisker och uppfylla kraven på en god arbetsmiljö.

Det finns inget krav att den som har tilldelats en uppgift också ska genomföra den. Uppgiften kan mycket väl genomföras av annan person eller av oberoende extern resurs.

Kravet att arbetsgivaren ska ha en uppgiftsfördelning finns främst i § 6 samt bilaga 1 i AFS 2001:1. Kravet innebär att uppgiftsfördelningen ska leda till att arbetsmiljöarbetet ingår som en naturlig del i arbetsgivarens verksamhet.

Uppgifter kan fördelas på namngivna personer och/eller på särskilda funktioner i verksamheten. Arbetsgivaren ska se till att berörda har tillräckliga kunskaper, befogenhet att fatta beslut och resurser att vidta åtgärder. Dessutom ska kraven i bilaga 1 uppfyllas.

Uppgiftsfördelningen ska vara så tydlig att det är fullständigt klart vem som gör vad. I verksamheter med minst tio arbetstagare ska uppgiftsfördelningen dokumenteras skriftligt.

Samverkan och skyddsombudens roll

Systematiskt arbetsmiljöarbete i en verksamhet bygger både på arbetsgivarens arbetsmiljöansvar och arbetsgivares och arbetstagares samverkan för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Viktigt är att den som fått uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet ser till att samverkan fungerar.

Ett skyddsombud företräder arbetstagarna och ska vaka över att arbetsgivaren samverkar med arbetstagarna i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ett skyddsombud kan i den rollen inte ta på sig arbetsgivarens arbetsmiljöansvar och heller inte bli föremål för uppgiftsfördelning. En person som är utsedd till skyddsombud kan dock i sin tjänst i verksamheten ha en roll som innebär att arbetsgivaren kan fördela uppgiften till honom/henne.

Straffansvar

Det är inte ovanligt att arbetsgivare blandar ihop arbetsgivar-ansvaret att systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten så att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö med att arbetsgivaren kan drabbas av sanktioner av olika slag. De straffrättsliga bestämmelserna finns i brottsbalken, arbetsmiljölagen med flera specialrättsliga lagar och föreskrifter.

Vissa arbetsgivare tror – felaktigt – att de på förhand kan bestämma vem som ska straffas om exempelvis en olycka inträffar. Så är det dock inte. Straffet fastställs av domstol i efterhand.

Den som åtar sig arbetsmiljöuppgifter ska dock vara medveten om att hon/han kan straffas vid exempelvis en olycka hos arbetsgivaren. Det är därför viktigt att hon/han analyserar sina befogenheter, kunskaper och tid för att utföra uppgiften.

Skriftligt avtal/delegering

I verksamheter där det finns minst tio arbetstagare ska uppgifts-fördelningen dokumenteras skriftligt. I övrigt finns inga formkrav på uppgiftsfördelningen. Den sker dock ofta formellt och med skriftliga avtal.

För person som tar emot uppgiftsfördelningen är det av vikt att analysera om hon/han har tillräckliga kunskaper, befogenhet att fatta beslut samt resurser att vidta åtgärder. Ladda gärna ner och använd guiden nedan som vägledning.

Visar analysen att hon/han inte har de befogenheter eller kunskaper som krävs eller att tiden inte räcker till, är det viktigt att hon/han vänder sig till den som lämnat uppgiften och begär förändring. En arbetsgivare har alltid skyldighet att se till att uppgiftsfördelningen fungerar bra och göra förändringar när det behövs. Ladda gärna ner mallen nedan för uppgiftsfördelning.

Samordning på arbetsställen

På många arbetsställen ska enligt arbetsmiljölagen arbetsgivares och entreprenörers verksamhet samordnas. 
Reglerat samordningsansvar i lag eller i annan juridisk form fråntar inte enskilda arbetsgivare skyldigheten att se till att det finns en uppgiftsfördelning i arbetsmiljöarbetet för personer i arbetsgivarens verksamhet.

Speciellt viktigt i förhållandet uppgiftsfördelning och samordning på ett arbetsställe där det krävs samordning, är att den som bär uppgiften inte alltid ska genomföra uppgiften. Arbetsmiljölagens regleringar om samordning ger vägledning om vem som på ett arbetsställe har ansvar att genomföra åtgärder i arbetsmiljöarbetet. Liknade reglering återfinns för inhyrd personal.