GDPR för dig som är förtroendevald
GDPR påverkar hur du kan hantera personuppgifter i ditt fackliga uppdrag. Därför har Sveriges Ingenjörer tillsammans med övriga Saco-förbund utarbetat stöd för dig som är förtroendevald.
Personuppgifter utgörs av alla uppgifter som ensamt eller ihop med andra uppgifter identifierar en person. Exempel på personuppgifter är namn, e-postadress, personnummer, foto eller befattning hos en arbetsgivare.
Om personuppgifterna på något sätt kan kopplas till att de är medlemmar i er lokala förening eller i Sveriges Ingenjörer centralt är det dessutom en känslig personuppgift och dessa ska alltså behandlas med extra stor försiktighet för att skydda medlemmarnas integritet och upprätthålla deras förtroende för oss som fackförbund.
Därför är det viktigt att du som förtroendevald tar del av de texter som finns på den här sidan, informationsfilmen samt de instruktioner som finns här.
Fackligt medlemskap en känslig personuppgift
Viktigt att tänka på är att inte avslöja medlemskapet i Sveriges Ingenjörer eller annat Saco-förbund för utomstående om det inte finns starka skäl för detta. En sådan tillåten hantering är i kommunikationen med förbundet centralt eller med arbetsgivaren inför eller under en förhandling där det är behövligt för att tydliggöra vilka personer du företräder.
En viktig sak att tänka på är att mejlutskick eller mötesinbjudningar till medlemmar ska ske med dold kopia, så att inte en persons medlemskap avslöjas för övriga medlemmar i föreningen. Medlemmar som kommer till möten som ni anordnar kan naturligtvis inte hålla sina identitet hemliga för andra deltagare på mötet, men de har ju samtyckt till detta genom att delta i mötet.
Det är möjligt att hålla medlemsmöten via Teams också men det är däremot inte lämpligt att lägga upp dokument som innehåller personuppgifter eller av annan känslig natur eller skriva någonting känsligt i chatten i Teams.
När ni använder arbetsgivarens olika IT system för ert fackliga arbete så ska ni se till att det är behörighetsstyrt så att föreningens styrelseledamöter är de enda personer som har tillgång till ytor där dokumentation från fackliga förhandlingar, medlemslistor och så vidare lagras.
Dokumentation i pappersform behöver vara inlåsta och inte ligga framme så att obehöriga kan ta del av dem.
Om personuppgifter hamnat fel
Om personuppgifter skulle hamna fel, det kan till exempel vara så att ni skickar ett mejl till fel person som innebär att en eller flera medlemmars medlemskap avslöjas, kontakta förbundet direkt.
Vi kan då avgöra hur denna så kallade personuppgiftsincident ska hanteras, så att risker för människors integritet minimeras. Det kan också behöva rapporteras av oss till tillsynsmyndigheten IMY.
Informera oss om det som inträffat på mejladressen personuppgiftsincident@sverigesingenjorer.se
GDPR för förtroendevalda
Är min roll som förtroendevald på arbetsplatsen eller i centralt uppdrag hemlig?
När du valt att vara förtroendevald på en arbetsplats eller till förbundets centrala organ såsom fullmäktige, förbundsstyrelsen, som revisor eller till valberedningen förutsätter det att du vill arbeta öppet för förbundet och du kan därför inte hålla ditt eget medlemskap i förbundet hemligt. När du kandiderar till dessa poster och sedan innehar dem kommer namn och kontaktuppgifter att publiceras av förbundet för att du i den roll där du företräder medlemmar genom ditt uppdrag ska vara tillgängliga.
Har du frågor om personuppgiftsbehandling?
Men vi måste såklart kunna bedriva vårt viktiga fackliga arbete och om du har frågor som rör hantering av personuppgifter inom ramen för det fackliga arbetet, så tveka inte att höra av dig till forhandling@sverigesingenjorer.se så hjälper vi er.
