Årsmöte

Det formella syftet med årsmöte är att ge sittande styrelse ansvarsfrihet samt att välja en ny styrelse. Årsmötet är också ett viktigt tillfälle för påverkan.

Under årsmötet kan medlemmar vara med och diskutera och besluta om vad föreningen ska satsa på det kommande året. Är val och formalia förberett, kan ni lägga större delen av tiden på årsmötet på framtiden och frågor som engagerar medlemmarna.

Lokala föreningsstadgar

Börja med att läsa era lokala stadgar. Här finns svar på vilka tider ni ska ta hänsyn till, exempelvis att årsmötet senast ska hållas och när kallelse ska gå ut. Stadgarna innehåller också vilka årsmöteshandlingar som ska presenteras. 

Här följer tips och en beskrivning av hur ni kan arbeta 

Planera årsmötet 

  • Stäm av med valberedningen
  • Besluta om tid och plats för årsmötet
  1. När på året ska årsmötet genomföras? Tänk på att undvika lov och i närhet till semesterperioder. 
  2. När under dagen ska det förläggas? Vissa tider på dygnet kan vara svårare än andra. Lättast är oftast att ta det i samband med lunchen. På morgonen och eftermiddagen kan t. ex småbarnsföräldrar och deltidsarbetande kollegor ha svårt att komma. Kontrollera om ni omfattas av utvecklings-/samverkansavtal eller annat avtal som ger er möjlighet att samla medlemmar på betald arbetstid. 
  3. Få ett effektivt möte genom att skicka ut relevanta dokument innan årsmötet. Många avsätter en timme för mötet.
  • Mallar för inbjudningar, presentationer mm
    Ladda hem och använd våra mallar när du ska skriva inbjudan eller göra en presentation. Då kan du fokusera på innehållet i stället för att fundera på hur det ska se ut. Dessutom framgår det tydligt vem som är avsändare.
    Beställ material för ditt uppdrag
  • Material 
    Beställ affischer, godis, material om lönesamtal, medlemskapet eller annat som hänger ihop med vad ni ska prata om under mötet. Det ger ett mervärde för deltagarna och ett proffsigt intryck. 
    Beställ material för ditt uppdrag
  • Vill du bjuda på något under mötet?
    Många arbetsgivare tillhandahåller visst bidrag till den lokala fackliga verksamheten. Du kan även ansöka om ekonomiskt bidrag från förbunden ni representerar för att bjuda på fika eller något lättare att äta. En förutsättning är att du har en plan för aktiviteten och att du ansöker i tillräckligt god tid så att du får den beviljad innan aktiviteten.
    Ansökan om bidrag (pdf)
  • Det brukar vara framgångsrikt att ha någon form av dragplåster 
  1. Att hålla årsmötet i samband med en annan medlemsaktivitet kan locka fler medlemmar och ge bättre diskussioner. 
  2. Bjud in till dialog och visa att vi är intresserade av vad de tycker. Välj en rubrik som ”Förändringar i arbetstidsförläggning - kom och diskutera frågan på årsmötet”. Frågor på arbetsplatsen brukar engagera och diskussionerna leder till att medlemmen får möjlighet att påverka och styrelsen får inspel i sitt arbete.
  3. Bjud på en upplevelse i form av en föreläsning. Det kan vara en VD, personalchef eller annan arbetsgivarrepresentant som berättar om senaste omorganisationen, neddragningen, löneprocessen mm. Ni har även möjlighet att bjud in någon från kansliet som berättar om lön, pension, rättsfall eller liknande.
  • Lyft positiva exempel på vad föreningen gjort under året 
    Ge konkreta exempel som att utan föreningen skulle löneprocessen genomförts ensidigt från arbetsgivaren eller att ni hade saknat möjlighet att påverka omorganisationen/
     arbetstidsomläggningen. Berätta om hur ni har arbetat i styrelsen. Kom ihåg att detta är ett bra tillfälle att marknadsföra det fackliga arbetet och locka nya till föreningen.
  • Skapa bra start på mötet
    Årsmötet inleds med val av mötesordförande, mötessekreterare och justeringsmän. Underlätta detta genom att fundera över lämpliga personer som kan vidtalas innan och föreslås på plats. 

Planera en bra komposition av både måsten och positiv energi

En tumregel kan vara att dela upp mötestiden i tre lika stora delar:

  • Formalia - val, revision mm
  • Utveckling av verksamhet och deltagare - framtidsdiskussioner, vad tycker medlemmarna i en specifik fråga, inspirerande talare och annan utveckling
  • Roligt – att ha roligt, lära känna varandra, mingla, kvällsaktiviteter och annat kul är en investering. Det är ofta i informella sammanhang som idéer och nya samarbeten föds.


Sammanställ årsmöteshandlingarna

Årsmöteshandlingar ska vara klara till årsmötet och delas ut till deltagarna.

  • Dagordningen är årsmötets program och är till för att medlemmarna ska veta vad de ska ta ställning till under årsmötet.
  • Styrelsens verksamhetsberättelse beskriver föreningens verksamhet under det gångna året.
  • Valberedningens förslag
  • Har ni en kassa i föreningen ska detta redovisas i:
  1. Resultaträkningen visar vilka inkomster och utgifter klubben haft under året.
  2. Balansräkningen visar klubbens tillgångar och skulder. Revisorerna granskar klubbens verksamhet och ekonomi. Senast den 31 januari ska de ha tillgång till bokslut och protokoll från föregående år. 
  • I revisionsberättelsen tillstyrker eller avstyrker revisorerna ansvarsfrihet för styrelsen. 

Skicka kallelse

Det finns en tidsfrist när kallelsen och handlingar ska gå ut, ofta senast 14 dagar innan mötet.

  • Skicka gärna med dagordning och information om att medlemmarna kan motionera om frågor de vill driva och när motionen måste vara inne.
  • Skicka även valberedningens förslag redan nu, så undviker ni att medlemmar inte vågar komma för att de tror att man kan bli invald på sittande möte.  
  • Väljer ni att skicka med alla årsmöteshandlingar nu kan ni vinna tid på mötet. Ni slipper lägga så mycket tid på att presentera saker som har varit och kan istället fokusera på framtidsdiskussioner. 

Efter mötet

  • Årsmötessekreteraren skriver protokollet som justeras av justerare och mötesordförande.
  • Rapportera in nya förtroendevalda till förbundet centralt så att de direkt får ta del av viktig information och intressanta utbildningar.
  • Kom också ihåg att anmäla nya förtroendevalda till arbetsgivaren för att de ska omfattas av förtroendemannalagen (FML).
  • Presentera den nya styrelsen och andra förtroendevalda för medlemmar och övriga kollegor på arbetsplatsen så att de får ansikten på er som representerar dem.
  • Planera introduktion och facklig utbildning för de nyvalda.
  • Genomför ett konstituerandemöte och fördela arbetsuppgifter och uppdrag i styrelsen. 

Tips när du rekryterar

  • Fråga nyanställda
  • Bjud in potentiella medlemmar
  • Skapa tillfällen att synas 

Ändringar i lokalstyrelsen

Meddela oss förändringar om vilka som är ledamöter i lokalstyrelsen.